¿Qué es un Proyecto?
Un proyecto es un modelo del emprendimiento. Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos implica que tienen un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio su origen.
Asimismo, se puede poner fin a un proyecto si el cliente (cliente, patrocinador o líder) desea terminarlo. Que sea temporal no significa necesariamente que la duración del proyecto haya de ser corta. Se refiere a los compromisos del mismo y a su longevidad. En general, esta cualidad de temporalidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado; la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero. Por ejemplo, para construir un monumento nacional creará un resultado que se espera perdure durante siglos. Por otra parte, los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales susceptibles de perdurar mucho más que ellos mismos.
Cada proyecto genera un producto, servicio o resultado único. El resultado puede ser tangible o intangible. Aunque puede haber elementos repetitivos en algunos entregables y actividades del proyecto, esta repetición no altera las características fundamentales y únicas del trabajo del proyecto. Por ejemplo, los edificios de oficinas se pueden construir con materiales idénticos o similares, y por el mismo equipo o por equipos diferentes. Sin embargo, cada proyecto de construcción es único, posee una localización diferente, un diseño diferente, circunstancias y situaciones diferentes, diferentes interesados, etc.
Un esfuerzo de trabajo permanente es por lo general un proceso repetitivo que sigue los procedimientos existentes de una organización. En cambio, debido a la naturaleza única de los proyectos, pueden existir incertidumbres o diferencias en los productos, servicios o resultados que éste genera. Las actividades del proyecto pueden ser nuevas para los miembros del equipo, lo cual puede requerir una planificación con mayor dedicación que si se tratara de un trabajo de rutina. Además, los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de una organización. Un proyecto puede involucrar a una única persona o a varias personas, a una única unidad de la organización, o a múltiples unidades de múltiples organizaciones.
Un proyecto puede generar:
• Un producto, que puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un elemento o un
elemento final en sí mismo;
• Un servicio o la capacidad de realizar un servicio (p.ej., una función de negocio que brinda apoyo a
la producción o distribución);
• Una mejora de las líneas de productos o servicios existentes (p.ej., Un proyecto Seis Sigma cuyo
objetivo es reducir defectos); o
• Un resultado, tal como una conclusión o un documento (p.ej., un proyecto de investigación que
desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un
nuevo proceso beneficiará a la sociedad).
Los ejemplos de proyectos, incluyen entre otros:
• El desarrollo de un nuevo producto, servicio o resultado;
• La implantación de un cambio en la estructura, los procesos, el personal o el estilo de una
organización;
• El desarrollo o la adquisición de un sistema de información nuevo o modificado (hardware o software);
• La realización de un trabajo de investigación cuyo resultado será adecuadamente registrado;
• La construcción de un edificio, planta industrial o infraestructura; o
• La implantación, mejora o reingeniería de los procesos y procedimientos de negocios existentes.
¿Qué es la Dirección de Proyectos?
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades del proyecto para cumplir con sus requisitos. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 47 procesos de la dirección de proyectos, agrupados de manera lógica, categorizados en cinco Grupos de Procesos. Estos cinco Grupos son:
• Inicio,
• Planificación,
• Ejecución,
• Monitoreo y Control, y
• Cierre.
Dirigir un proyecto por lo general incluye, entre otros aspectos:
• Identificar requisitos;
• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados en la planificación
y la ejecución del proyecto;
• Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza colaborativa entre
los interesados;
• Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los entregables del
mismo;
• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que incluyen, entre otras:
○○ El alcance,
○○ La calidad,
○○ El cronograma,
○○ El presupuesto,
○○ Los recursos y
○○ Los riesgos.
Las características específicas del proyecto y las circunstancias pueden influir sobre las restricciones en las que el equipo de dirección necesita concentrarse. La relación entre estos factores es tal que si alguno de ellos cambia, es probable que al menos otro de ellos se vea afectado. Por ejemplo, si el cronograma es acortado, a menudo el presupuesto necesita ser incrementado a fin de añadir recursos adicionales para completar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo. Si no fuera posible aumentar el presupuesto, se podría reducir el alcance o los objetivos de calidad para entregar el resultado final del proyecto en menos tiempo y por el mismo presupuesto. Los interesados en el proyecto pueden tener opiniones diferentes sobre cuáles son los factores más importantes, creando un
desafío aún mayor. La modificación de los requisitos o de los objetivos del proyecto también puede generar riesgos adicionales. El equipo del proyecto necesita ser capaz de evaluar la situación, equilibrar las demandas y mantener una comunicación proactiva con los interesados a fin de entregar un proyecto exitoso.
Dado el potencial de cambios, el desarrollo del plan para la dirección del proyecto es una actividad iterativa y su elaboración es progresiva a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La elaboración progresiva implica mejorar y detallar el plan de manera continua, a medida que se cuenta con información más detallada y específica, y con estimaciones más precisas. La elaboración progresiva permite al equipo de dirección definir el trabajo y gestionarlo con un mayor nivel de detalle a medida que el proyecto va avanzando.
Como complemento y ampliación del Marco Conceptual de la Dirección de Proyectos a continuación presentamos un material producido en la Universidad Católica de Murcia, España y con auspicio del Project Management Institute:
Proyectos y Planificación Estratégica
Los proyectos se utilizan a menudo como medio para alcanzar directa o indirectamente los objetivosrecogidos en el plan estratégico de una organización. Por lo general, éstos se autorizan como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas:
• Demanda del mercado (p.ej., una compañía automotriz que autoriza un proyecto para construir más
automóviles de bajo consumo en respuesta a la escasez de combustible);
• Oportunidad estratégica/necesidad del negocio (p.ej., un centro de formación que autoriza un
proyecto de creación de un curso nuevo para aumentar sus ingresos);
• Necesidad social (p.ej., una organización no gubernamental en un país en vías de desarrollo
que autoriza un proyecto para dotar de sistemas de agua potable, baños y educación sanitaria a
comunidades que padecen altos índices de enfermedades infecciosas);
• Consideraciones ambientales (p.ej., una empresa pública que autoriza un proyecto para crear un
nuevo servicio que consista en compartir automóviles eléctricos a fin de reducir la contaminación);
• Solicitud de un cliente (p.ej., una empresa eléctrica que autoriza un proyecto para construir una
nueva subestación a fin de abastecer un nuevo parque industrial);
• Avance tecnológico (p.ej., una compañía de productos electrónicos que autoriza un proyecto nuevo
para desarrollar un ordenador portátil más rápido, más económico y más pequeño sobre la base de
los avances en materia de memorias y de tecnología electrónica); y
• Requisito legal (p.ej., un fabricante de productos químicos que autoriza un proyecto para establecer
pautas para la correcta manipulación de un nuevo material tóxico).
Los proyectos incluidos en programas o portafolios constituyen un medio para alcanzar las metas y los objetivos de la organización, a menudo en el contexto de un plan estratégico. Si bien dentro de un programa un grupo de proyectos puede tener beneficios específicos, estos proyectos también pueden contribuir a los beneficios del programa, a los objetivos del portafolio y al plan estratégico de la organización.
Las organizaciones gestionan los portafolios sobre la base de su plan estratégico. Uno de los objetivos de la dirección de portafolios consiste en maximizar el valor del portafolio mediante un examen cuidadoso de sus componentes: los programas, los proyectos y otros trabajos relacionados que lo constituyen. Los componentes cuya contribución a los objetivos estratégicos del portafolio es mínima, pueden ser excluidos. De esta manera, el plan estratégico de una organización se convierte en el principal factor que guía las inversiones en los proyectos. Paralelamente, los proyectos realimentan a los programas y portafolios mediante informes de estado, lecciones aprendidas y solicitudes de cambio que pueden ayudar a identificar posibles impactos sobre otros proyectos, programas o portafolios. Las necesidades de los proyectos, incluidas las necesidades de recursos, se recopilan y se comunican nuevamente a nivel del portafolio, lo que a su vez orienta la planificación de la organización.
